SMTP-Einstellungen erklärt: Host, Port 587, TLS und App-Passwörter

Um E-Mails über Inbixio zu versenden, verbinden Sie einmalig einen SMTP-Server: Host, Port, Benutzername, Passwort und eine Sicherheitsoption. Stimmen diese fünf Angaben, funktioniert alles Weitere einfach. Ist eine falsch, sehen Sie fehlgeschlagene Zustellungen mit Fehlern wie authentication failed oder connection timed out.

Dieser Leitfaden erklärt, was jede Einstellung bedeutet, und listet die Werte für die Anbieter auf, die unsere Nutzer am häufigsten verbinden.

Die fünf Einstellungen

Host

Die Adresse des Postausgangsservers Ihres Anbieters, etwa smtp.gmail.com oder smtp.office365.com. Sie unterscheidet sich fast immer vom Posteingangsserver (IMAP/POP). Prüfen Sie also, ob Sie wirklich den SMTP-Wert von der Hilfeseite Ihres Anbieters kopiert haben.

Port

Der Port bestimmt, wie die Verbindung gesichert wird:

Verwenden Sie Port 587. Inbixio verbindet sich mit Ihrem Server und stuft die Verbindung vor der Anmeldung mit STARTTLS hoch – genau so funktioniert Port 587, und jeder große Anbieter bietet ihn an. Port 465 erwartet Verschlüsselung ab dem allerersten Byte und funktioniert daher nicht mit Inbixio. Nennt Ihr Anbieter nur 465, suchen Sie in seiner Dokumentation nach einer Option für 587.

Benutzername

In der Regel die vollständige E-Mail-Adresse des Postfachs, zum Beispiel notifications@yourcompany.com.

Bei Inbixio ist der Benutzername zugleich die Adresse, von der Ihre E-Mails gesendet werden. Es lohnt sich daher, ein eigenes Postfach für Anwendungs-E-Mails anzulegen, statt das persönliche Postfach eines Mitarbeiters zu verwenden:

• notifications@ oder no-reply@ für Produktbenachrichtigungen,
• security@ für Anmeldecodes und Passwort-Resets,
• billing@ für Quittungen und Rechnungen.

Wenn Sie mehrere Server verbinden, können Sie jeden API-Schlüssel an einen davon binden, sodass jeder Dienst immer von der richtigen Adresse sendet.

Passwort

Das Postfach-Passwort oder, häufiger, ein App-Passwort. Anbieter mit Zwei-Faktor-Anmeldung akzeptieren Ihr normales Passwort nicht über SMTP, weil SMTP keine 2FA-Abfrage anzeigen kann. Stattdessen erzeugen Sie ein separates Passwort nur für die Anwendung. Das bedeutet auch, dass Sie der Anwendung den Zugriff entziehen können, ohne Ihr eigenes Login zu ändern.

TLS und SSL

Bei Inbixio bestimmt der Port, wie die Verbindung gesichert wird: Inbixio stuft die Verbindung immer mit STARTTLS hoch, bevor Benutzername und Passwort gesendet werden, sodass Zugangsdaten nie unverschlüsselt übertragen werden. Verwenden Sie Port 587 und aktivieren Sie passend dazu Use TLS (TLS verwenden) im Serverformular.

Einstellungen für gängige Anbieter

Google Workspace und Gmail

Erstellen Sie das App-Passwort in Ihrem Google-Konto unter Security → 2-Step Verification → App passwords (in der deutschen Oberfläche: Sicherheit → Bestätigung in zwei Schritten → App-Passwörter). Workspace-Administratoren können App-Passwörter für eine Organisation deaktivieren; fehlt die Option, wenden Sie sich an Ihren Administrator. Google wendet außerdem tägliche Sendelimits pro Konto an. Verwenden Sie für höhere Volumen daher ein Workspace-Konto statt einer kostenlosen Gmail-Adresse und beobachten Sie Ihr Dashboard auf Fehler, während Sie wachsen.

Microsoft 365 / Outlook

Stellen Sie sicher, dass Authenticated SMTP (authentifiziertes SMTP) für das Postfach im Microsoft 365 Admin Center aktiviert ist und die Sicherheitsrichtlinien Ihres Mandanten es zulassen. Erhalten Sie trotz korrektem Passwort einen Authentifizierungsfehler, ist das fast immer der Grund.

Planen Sie voraus: Microsoft stellt die Anmeldung per Passwort (Basic Auth) für SMTP ein. Nach aktuellem Plan wird sie für bestehende Mandanten ab Ende Dezember 2026 standardmäßig deaktiviert, wobei Administratoren sie wieder einschalten können; ein endgültiges Abschaltdatum will Microsoft später bekannt geben. Inbixio meldet sich mit Benutzername und Passwort an. Prüfen Sie daher die Einstellung Ihres Mandanten, bevor Sie sich für Anwendungs-E-Mails auf Microsoft 365 verlassen.

Zoho Mail

Zoho nutzt regionale Rechenzentren. Wird Ihr Konto in einer anderen Region gehostet, etwa in der EU oder in Indien, verwenden Sie den Host, der in Ihren Zoho-Mail-Einstellungen angezeigt wird (zum Beispiel smtp.zoho.eu).

cPanel, Hostinger und andere Hosting-Postfächer

Unter Email accounts → Connect devices (cPanel) bzw. Emails → Configuration settings (Hostinger) finden Sie die genauen Werte für Ihren Tarif.

Fehlgeschlagene Zustellungen beheben

Ihr Dashboard zeigt den Anteil der E-Mails, die in den letzten 7 Tagen fehlgeschlagen sind. Steigt er oder kommt eine Test-E-Mail nie an, ist die Ursache meist eine der folgenden:

• Authentication failed / Benutzername und Passwort nicht akzeptiert. Falsches Passwort, oder der Anbieter verlangt ein App-Passwort. Geben Sie es unter Email Servers → Edit (E-Mail-Server → Bearbeiten) erneut ein.
• Connection timed out. Falscher Host oder Port. Prüfen Sie Port 587 und den SMTP-Host (nicht den IMAP-Host).
• Absenderadresse abgelehnt. Manche Anbieter erlauben einem Postfach nur, als es selbst zu senden. Stellen Sie sicher, dass der Benutzername ein echtes, aktives Postfach ist.
• Tageslimit überschritten. Ihr Mail-Anbieter, nicht Inbixio, hat das Konto begrenzt. Verteilen Sie das Volumen auf mehr Postfächer oder wechseln Sie bei Ihrem Anbieter zu einem Business-Tarif.

Sobald Ihr Server verbunden ist, investieren Sie zehn Minuten in SPF, DKIM und DMARC. Das ist der wichtigste Einzelfaktor dafür, ob diese E-Mails im Posteingang oder im Spam-Ordner landen.